Notă de informare
Privind prelucrarea datelor cu caracter personal
De către SC C&I ACCOUNTING EXPERTS SRL

1. Scopul acestei note de informare

S.C. C&I ACCOUNTING EXPERTS S.R.L., persoană juridică română, cu sediul în București, Str. Dreptatii, nr. 127-129, demisol, Ap.1, sector 6, înregistrată la Registrul Comerțului sub nr. J40/1518/2016, cod unic de înregistrare 35593792, societate autorizata C.E.C.C.A.R. cu nr. 10863/2016, reprezentată prin Expert contabil Nicolau Cristina Daniela, în calitate de Administrator, e-mail: office@expert-contabila.ro ;

Vă aduce la cunoştință această Notă de informare privind prelucrarea datelor cu caracter personal, la începutul interacțiunii noastre prin intermediul site-ului nostru web.
În cadrul acestei note de informare incercăm să vă explicăm modul în care SC C&I ACCOUNTING EXPERTS SRL colecteaza, utilizeaza și prelucreaza datele dvs cu caracter personal in timpul vizitarii de către dvs a prezentului website.

Prelucrarea datelor cu caracter personal se realizează într-un mod responsabil și în strictă concordanta cu legislația privind protecția datelor cu caracter personal aplicabilă, respectiv în conformitate cu Regulamentul (UE) 2016/679 privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal și privind libera circulație a acestor date precum și cu orice altă legislație aplicabilă pe teritoriul Romaniei.

Această notă conţine informaţii importante prin urmare vă rugăm să acordaţi timpul necesar pentru a o citi în întregime şi cu atenţie şi să vă asiguraţi că o înţelegeţi pe deplin. Pentru orice nelamuriri ați avea, nu ezitati să ne contactaţi.

Ne rezervăm dreptul de a actualiza și modifica perodic această Politică de Confidențialitate, pentru a reflecta orice modificări ale modului în care prelucrăm datele dumneavoastră cu caracter personal sau orice modificări ale cerințelor legale. În cazul oricărei astfel de modificări, vom afișa pe website-ul nostru versiunea modificată a Politicii de Confidențialitate, motiv pentru care va rugam sa verificati periodic continutul acestei Politici de Confidentialitate.

2. Cine suntem și cum ne puteți contacta

S.C. C&I ACCOUNTING EXPERTS S.R.L este o societate de expertiză contabilă, persoană juridică romană membra C.E.C.C.A.R, cu sediul în București, Str. Dreptatii, nr. 127-129, demisol, Ap.1, sector 6, înregistrată la Registrul Comerțului sub nr. J40/1518/2016, având cod unic de înregistrare 35593792.

Datele noastre de contact:

Adresa de e-mail: office@expert-contabila.ro ;

3. Ce date cu caracter personal colectăm și prelucrăm

Datele cu caracter personal pe care SC C&I ACCOUNTING EXPERTS SRL le colectează și le prelucrează sunt obținute in două moduri:

1. Informații furnizate direct de dumneavoastră, prin intermediul formularelor expert-contabila.ro;

2. Informații pe care le obținem atunci cand ne folosesti serviciile.

Date furnizate direct

Datele cu caracter personal referitoare la dumneavoastră colectate direct și doar daca dumneavoastră vă decideți să le furnizați, sunt datele solicitate de formularul din site-ul nostru in vederea contactării dumneavoastră pentru diverse motive precum: solicitarea unei oferte de servicii, prezentarea detaliată a societății și a serviciilor oferite, etc.

Aceste date se referă la numele și prenumele dumneavoastră, precum și la numărul de telefon la care doriti sa fiți contactat.

De asemenea vom prelucra orice date cu caracter personal pe care decideți sa ni le furnizați prin intermediul e-mailului, pentru a raspunde solicitarii dumneavoastră venită pe aceasta cale.

Datele dvs. personale nu sunt folosite în alt scop decât daca obţinem permisiunea dvs. sau dacă se cere sau se permite prin lege sau standarde profesionale.

Informații pe care le obținem atunci cand ne folosiți serviciile

Datele dumneavoastră cu caracter personal pot fi prelucrate de C&I ACCOUNTING EXPERTS SRL în cazul în care trebuie să executăm un contract pe care l-am încheiat cu dumneavoastră; dacă trebuie să respectăm o obligație legală (de exemplu, legile aplicabile în relaţiile de muncă, contabilitate, audit,etc); atunci când este necesar pentru interesele noastre legitime (sau pentru cele ale unei terțe părți) și pentru interesele dumneavoastră (de exemplu, pentru detectarea și prevenirea fraudei sau pentru asigurarea securității IT și a rețelelor), cu excepția cazului în care drepturile dumneavoastră fundamentale prevalează față de aceste interese; dacă este necesar să protejăm interesele dumneavoastră vitale (sau interesele vitale ale altor persoane); și/sau în cazul în care este necesar pentru interesul public sau în scopuri oficiale.

Cele mai multe informații le primim de la dumneavoatră atunci când solicitați inceierea cu SC C&I ACCOUNTING EXPERTS SRL a unui contract de prestari servicii.

Datele cu caracter personal pe care le vom prelucra atunci cand ne folosiți serviciile, includ, insă nu sunt limitate la următoarele categorii de date:

a. Date personale, precum: nume; prenume; sex; data naşterii/ vârsta; cetăţenie; cod numeric personal (CNP); restul informațiilor din actul dumneavoastră de identitate (inclusiv data emiterii, data expirării actului, locul naşterii).

b. Detalii de contact, cum ar fi: adresă de domiciliu/ reşedinţă; număr de telefon mobil/fix; număr de fax; adresă de email.

c. Detalii referitoare la plăţi, precum: adresă de facturare; numărul contului bancar sau al cardului bancar/ cod IBAN; numele şi prenumele titularului contului bancar sau al cardului bancar;

d. Date referitoare la profesie, cum ar fi: angajator; funcţie; CNP si adresă angajat; casa de sanatate a acestuia; persoanele aflate in întretinere; funcţia de bază;

Vă asigurăm că vom respecta obligația de păstrare a secretului profesional pe care o avem față de dumneavoastră și nu vom informa aceste persoane despre această procesare pentru a respecta obligația noastră de secret profesional față de dumneavoastră.

4. Care sunt scopurile și temeiurile prelucrării

Vom utiliza datele dvs. cu caracter personal în următoarele scopuri:

a. Prestarea de servicii contabile, de salarizare, de întocmire și certificare situații financiare către dumneavoastră, in baza contractului de prestari servicii încheiat.

b. Gestionarea sistemelor noastre de comunicaţii şi IT (tehnologia informaţiei) ce include însă nu se limitează la: gestionarea sistemelor noastre de comunicaţii; gestionarea securităţii noastre IT; realizarea auditurilor de securitate asupra reţelelor noastre IT, emiterea de rapoarte catre institutiile abilitate sau repararea unor erori de sistem.

c. Îndeplinirea obligaţiilor noastre legale. Îndeplinirea obligaţiilor noastre legale cu privire la arhivare, securitate, ţinerea evidenţelor și a altor obligații pe care legislația și standardele profesionale in materie ni le impun.

d. Gestiunea financiară. Întocmirea și transmiterea facturilor şi a chitanţelor către dumneavoastră; primirea plăţilor de la dumneavoastră inclusiv inregistrarea platilor efectuate de altă persoană în numele dumneavoastră; recuperarea debitelor de la dumneavostră (inclusiv prin intermediul companiilor specializate în recuperarea de creanţe); restituirea unor sume de bani către dumneavoastră; transmiterea de notificări și informări; trimiterea în instanţă; elaborarea de rapoarte financiare/ operaţionale, a rapoartelor de activitate şi emiterea situaţiilor financiare/ cu privire la contracte.

e. Pentru apărarea intereselor noastre legitime, prin formularea de cereri şi de apărări înaintea autorităţilor publice şi a altor entităţi care soluţionează dispute. Temeiul general al acestor tipuri de prelucrări este interesul nostru legitim de a ne apăra activitatea comercială, fiind înțeles că ne asigurăm că toate măsurile pe care le luăm garantează un echilibru între interesele noastre și drepturile și libertățile dvs. fundamentale.

5. Cui transmitem datele dvs. cu caracter personal

Ca regulă generală, nu vom divulga datele dumneavoastră cu caracter personal către alte companii, organizaţii sau persoane din orice ţară (inclusiv România).

După caz însă, putem transmite sau oferi acces la anumite date cu caracter personal ale dumneavoastră, următoarelor categorii de destinatari:

a. Angajatorului dumneavoastră – în legătură cu contractul de muncă sau altă forma de remunerare salarială a dumneavoastră, numai pentru scopuri și in limita informatiilor stabilite prin dispozitiile legale în vigoare;

b. Autorități publice din orice domeniu, din România (ANAF, ITM, etc…) sau din străinătate la cererea acestora sau din inițiativa noastră, în acord cu legislația aplicabilă;

c. Auditori, avocați și alți consultanți profesionali externi ai noștri din România– aceștia vor fi obligați printr-o lege sau prin contractul încheiat cu noi să păstreze confidențialitatea datelor dumneavoastră;

d. Persoane fizice sau juridice care acționează ca persoane împuternicite pentru SC C&I ACCOUNTING EXPERTS SRL, în diverse domenii (de exemplu, servicii de plată, servicii de arhivare sau distrugere de documente etc.) de oriunde din lume, pe care îi vom obliga însă să respecte cerințele legislației care vă protejează drepturile – aceștia prestează anumite servicii pentru noi;

e. Partenerii noștri, cu care ne aflăm în relații contractuale precum:

  • a. Furnizorilor de servicii de curierat;
  • b. furnizorilor de servicii IT;
  • c. furnizorilor de servicii de analiză și de motoare de căutare care ne ajută în îmbunătățirea și optimizarea Website-urilor noastre;
  • d. societăților de asigurare;
  • e. furnizorilor de servicii bancare;

Atunci când folosim o persoană fizică sau juridică drept persoană împuternicită pentru prelucrarea datelor dumneavoastră cu caracter personal, ne vom asigura că aceasta a încheiat un act scris cu noi prin care își asumă, printre alte obligații pe care legislația protecției datelor cu caracter personal le prevede, obligațiile de a prelucra datele cu caracter personal numai potrivit instrucțiunilor noastre scrise pe care i le-am furnizat în prealabil și de a implementa efectiv măsuri pentru protejarea confidențialității și asigurarea securității datelor cu caracter personal. Ne vom asigura, de asemenea, că actul scris dintre noi și persoana împuternicită prevede pentru aceasta cel puțin toate celelalte obligații pe care le prevede legislația aplicabilă cu privire la protecția datelor cu caracter personal.

6. În ce țări transferăm datele dvs. cu caracter personal

În prezent, stocăm și prelucrăm datele dvs. cu caracter personal pe teritoriul României.

Cu toate acestea, este posibil să transferăm anumite date ale dvs. cu caracter personal unor entități localizate în Uniunea Europeană sau în afara Uniunii, inclusiv în țări cărora Comisia Europeană nu le-a recunoscut un nivel adecvat de protecție a datelor cu caracter personal.

7. Cât timp păstrăm datele dvs. cu caracter personal

Datele dumneavoastră cu caracter personal vor fi stocate atâta timp cat contractul de prestări servicii încheiat cu noi va fi în vigoare, precum și pe o perioada minima obligatorie impusă de dispozițiile legale in vigoare.

8. Cum protejăm securitatea datelor dvs. cu caracter personal

Ne angajăm să asigurăm securitatea datelor cu caracter personal prin implementarea unor măsuri tehnice și organizatorice adecvate, conform standardelor industriei.

ransmisia datelor dvs. cu caracter personal se face folosind algoritmi de criptare de ultimă generație si le stocam pe servere securizate, asigurând in acelasi timp redundanța datelor.

m implementat următoarele măsuri tehnice și organizatorice de asigurare a securității datelor cu caracter personal:

Politici dedicate. Adoptăm și ne revizuim practicile și politicile de prelucrare a datelor clienților noștri și ale altor persoane, inclusiv măsurile fizice și electronice de securitate, pentru a ne proteja sistemele de acces neautorizat și alte posibile amenințări la securitatea acestora. Verificăm constant modul în care aplicăm propriile politici de protecţie a datelor cu caracter personal şi în care respectăm legislaţia protecţiei datelor.

Minimizarea datelor. Ne asiguram că datele dumneavoastră cu caracter personal pe care le prelucrăm sunt limitate la cele care sunt necesare, adecvate și relevante pentru scopurile declarate în această notă.

Back-up-uri.  Realizăm arhive (back-up-uri) zilnice, pe care le păstrăm securizat pentru minimum șase (6) luni. Toate echipamentele tehnice pe care le folosim pentru prelucrarea datelor dumneavoastră sunt securizate și actualizate pentru a proteja datele.

Asigurarea exactității datelor dumneavoastră. Este posibil ca din când în când să vă rugăm să confirmaţi exactitatea si/sau actualitatea datelor cu caracter personal cu privire la dumneavoastră pe care le prelucrăm.

Instruirea personalului. Ne instruim și testăm constant angajații și colaboratorii cu privire la legislația și cele mai bune practici în domeniul prelucrării datelor cu caracter personal.

Anonimizarea datelor.  Acolo unde este posibil și adecvat activității noastre, anonimizăm / pseusoanonimizam datele cu caracter personal pe care le prelucrăm, astfel încât să nu mai putem identifica persoanele la care acestea se referă.

Controlul furnizorilor noştri de servicii. Introducem în contractele cu cei care prelucrează pentru noi (persoane împuternicite) sau împreună cu noi (alţi operatori – operatori asociaţi) clauze pentru asigurarea protecţiei datelor pe care le prelucrăm; această protecţie merge cel puţin până la minimul impus de legislaţie.

Deși luăm toate măsurile rezonabile pentru a asigura securitatea datelor dumneavostră, SC C&I ACCOUNTING EXPERTS SRL nu poate garanta lipsa oricărei încălcări de securitate sau imposibilitatea de penetrare a sistemelor de sec

9. Ce drepturi aveți și cum vi le puteți exercita

Aveți următoarele drepturi în legătură cu prelucrarea datelor cu caracter personal:

Dreptul de acces la date : Aveţi dreptul de a obţine accesul la datele dumneavoastră pe care le prelucrăm sau le controlăm sau la copii ale acestora; aveţi, de asemenea, dreptul de a obţine de la noi informaţii cu privire la natura, prelucrarea şi divulgarea acestor date.

Dreptul la rectificarea datelor : Aveţi dreptul de a ne solicita sa modificăm sau sa rectificăm datele dumneavoastră incomplete ori, dupa caz, incorecte.

Dreptul la ştergerea datelor („dreptul de a fi uitat”) : Aveţi dreptul de a obţine de la noi ştergerea datelor dumneavoastră pe care le prelucrăm sau le controlăm, atunci când:

a. acestea nu mai sunt necesare pentru scopurile pentru care le-am colectat și le prelucrăm;

b. v-ați retras consimțământul pentru prelucrarea datelor și noi nu le mai putem prelucra pe alte temeiuri legale;

c. datele sunt prelucrate contrar legii;

d. datele trebuie şterse conform legislației relevante.

Dreptul la restricţionarea prelucrării datelor :  Aveţi dreptul de a restricţiona prelucrarea datelor dumneavoastră efectuată de C&I ACCOUNTING EXPERTS SRL, în anumite condiții, respectiv:

a. daca persoana vizată contestă exactitatea datelor;

b. dacă prelucrarea este ilegală;

c. dacă datele sunt solicitate pentru constatarea , exercitarea sau apararea unui drept în instanță; sau

d. dacă vă opuneți prelucrării datelor.

Dreptul de opoziţie. Aveţi dreptul de a obiecta la prelucrarea datelor dumneavoastră de către noi sau în numele nostru.

reptul la portabilitatea datelor: în măsura în care prelucrăm datele prin mijloace automate, puteți să ne solicitați, în condițiile legii, să furnizăm datele dvs. într-o formă structurată, utilizată frecvent și care poate fi citită în mod automat.  Dacă ne solicitați acest lucru, putem să transmitem datele dvs. unei alte entități, dacă este posibil din punct de vedere tehnic.

Dreptul la retragerea consimţământului. În situaţiile în care prelucrăm datele dumneavoastră în temeiul consimţământului dumneavoastră, aveţi dreptul de a vă retrage consimţământul; puteți face aceasta în orice moment, cel puţin la fel de uşor cum ne-aţi acordat iniţial consimţământul; retragerea consimțământului nu va afecta legalitatea prelucrării datelor dumneavoastră pe care am realizat-o înainte de retragere.

Dreptul de a depune o plângere la autoritatea de supraveghere: aveți dreptul de a depune o plângere la autoritatea de supraveghere a prelucrării datelor cu caracter personal în cazul în care considerați că v-au fost încălcate drepturile.

Cum vă puteți exercita drepturile

Pentru exercitarea drepturilor menţionate mai sus vă rugăm să vă adresaţi prin cerere scrisă prin e-mail la  office@expert-contabila.ro.

***

Ultima actualizare: 25 mai 2018.

Putem actualiza această Notă de informare din când în când și vă vom notifica orice modificare prin postarea noii variante pe site-ul noastru. În cazul în care ne-ați furnizat datele dumneavoastră de contact și ne-ați autorizat să vă contactăm, vă vom anunța dacă modificăm această Notă de informare în mod substanțial.
Vă rugăm să consultați această Notă de informare periodic pentru orice modificări.